7 adat egy összehasonlítható B2B takarítási ajánlatkéréshez

Tartalomjegyzék▾

Gyors válasz

Összehasonlítható B2B takarítási ajánlathoz hét adatcsoportot adj meg minden szolgáltatónak: helyszíntípus; terület és tagolás; használat és forgalom; gyakoriság és időablak; felületek és különleges kockázatok; alapfeladatok és extrák; valamint ellenőrzés, felelősség és hozzáférés.

A négyzetméter önmagában nem elég. Ha két szolgáltató eltérő feladatkörre, gyakoriságra vagy feltételekre áraz, az összegek nem hasonlíthatók össze — még akkor sem, ha mindkettő „irodatakarítás” néven érkezik.

1. Milyen típusú helyszínről van szó?

Az első adat nem a négyzetméter, hanem a helyszín funkciója. Ugyanakkora terület egészen más munkát jelenthet attól függően, hogy iroda, üzlet, rendelő, raktár, ipari tér vagy ügyfélforgalmas bemutatóterem.

Írd le röviden:

• mire használják a helyszínt;
• vannak-e nyilvános vagy ügyfélforgalmi terek;
• működik-e rajta konyha, rendelő, műhely vagy raktár;
• van-e külön higiéniai, munkavédelmi vagy belépési szabály;
• mely részek tartoznak az ajánlatba, és melyek nem.

Egy 300 m²-es, alacsony forgalmú iroda nem azonos egy 300 m²-es üzlettel. Más a szennyeződés, a napi ritmus, a szükséges jelenlét és a minőségi elvárás.

2. Mekkora és mennyire tagolt a terület?

Add meg a takarítandó nettó területet, de bontsd le a feladatot helyiségtípusokra is. A sok kis helyiség, mosdó, lépcső vagy üvegfelület több részfeladatot és gyakran több kézi munkát jelent, mint egyetlen nyitott tér.

A minimumadatok:

• teljes takarítandó alapterület;
• irodák, tárgyalók és közlekedők száma;
• mosdók, zuhanyzók és teakonyhák száma;
• lépcsők, liftek és bejárati zónák;
• raktárak vagy háttérterületek;
• belső és külső üvegfelületek hozzávetőleges mérete;
• kültéri vagy teraszterületek.

Ha nincs pontos alaprajz, egy helyiséglista és becsült méret is jobb, mint egyetlen összesített szám. Jelöld külön, mely adat becslés.

3. Milyen a használat és a napi forgalom?

A takarítási igényt nemcsak a terület, hanem az igénybevétel határozza meg. Egy hibrid munkarendben működő, napi húsz főt fogadó iroda más ritmust kíván, mint egy százfős, teljes kihasználtságú helyszín.

Érdemes megadni:

• átlagos dolgozói létszámot;
• napi ügyfél- vagy látogatószámot;
• legforgalmasabb napokat és idősávokat;
• mosdók és konyhák terhelését;
• étkezés vagy rendezvények gyakoriságát;
• kültérről behordott por, sár vagy ipari szennyeződés jelenlétét;
• szezonális csúcsokat.

Ezek alapján a szolgáltató nemcsak árat, hanem indokolt gyakoriságot is tud javasolni.

4. Milyen gyakoriságban és időablakban lehet dolgozni?

A gyakoriság és az időzítés egy adatcsoport, mert együtt határozzák meg a szervezést. A „heti takarítás” nem elég pontos: lehet heti egy alkalom három órában, vagy öt rövidebb jelenlét zárás után.

Tisztázd:

• mely napokon szükséges takarítás;
• naponta vagy alkalmanként hány óra áll rendelkezésre;
• nyitás előtt, munkaidőben vagy zárás után lehet-e dolgozni;
• van-e hétvégi vagy ünnepnapi igény;
• kell-e napközbeni ügyeletes jelenlét;
• mikortól induljon a szolgáltatás;
• mi történik rendkívüli esemény vagy helyettesítés esetén.

5. Milyen felületek és különleges kockázatok vannak?

A felületlista megmutatja, kell-e speciális gép, tisztítószer, eljárás vagy képzettség. Ne csak azt írd, hogy „padló” vagy „üveg”: jelöld a fontosabb anyagokat és az érzékeny területeket.

Példák:

• szőnyeg, parketta, természetes kő vagy műgyanta padló;
• belső és külső üveg;
• rozsdamentes vagy magasfényű felület;
• kárpitozott bútor;
• magasban elérhető polc, lámpa vagy üveg;
• érzékeny gép, műszer vagy elektronika;
• élelmiszerrel érintkező felület;
• fertőtlenítést igénylő zóna;
• veszélyes, poros vagy ipari környezet.

Kérdezz rá arra is, hogy a tisztítószert, gépet, fogyóeszközt és védőfelszerelést ki biztosítja.

6. Mi tartozzon az alapfeladatok és az extrák közé?

A leggyakoribb összehasonlítási hiba, hogy az ajánlatok nem ugyanazt tartalmazzák. Az egyik szolgáltató beépít egy időszakos munkát az átalánydíjba, a másik külön tételként kezeli.

A saját listádban minden feladathoz adj gyakoriságot is. A „benne van” önmagában nem mondja meg, hogy naponta, hetente vagy évente történik meg.

7. Hogyan lesz ellenőrizhető a teljesítés?

B2B szolgáltatásnál a „tiszta lett-e?” kérdés kevés. Előre meg kell határozni, ki felel a napi kapcsolattartásért, hogyan jelezhető a hiba, milyen határidővel történik javítás, és hogyan kezelik a belépést.

Tisztázandó pontok:

• megrendelői és szolgáltatói kapcsolattartó;
• kulcs-, kártya- és riasztókezelés;
• belépési jogosultság és titoktartás;
• teljesítési vagy ellenőrző lista;
• hibajelzés csatornája és válaszideje;
• pótlás hiányzás esetén;
• havi vagy negyedéves minőségi egyeztetés;
• káresemény és felelősség kezelése.

Az ellenőrzési rendszer nem bizalmatlanság. Azt biztosítja, hogy mindkét fél ugyanabból a mércéből induljon ki.

Mikor szükséges helyszíni felmérés?

Egy egyszerű, jól dokumentált kis iroda esetén elegendő lehet az alaprajz, néhány fénykép és egy online egyeztetés. Összetettebb helyszínnél a felmérés csökkenti annak kockázatát, hogy az ajánlat később póttételekkel változzon.

A felmérésen ugyanazt az információt és ugyanazokat a bejárható területeket mutasd meg minden ajánlatadónak.

Másolható ajánlatkérési sablon

Cég és helyszín címe:
Helyszín típusa és használata:
Takarítandó nettó terület:
Helyiségek és darabszámok:
Dolgozói és ügyfélforgalom:
Kívánt napok és időablak:
Padló-, üveg- és egyéb fontos felületek:
Napi/heti alapfeladatok:
Időszakos és extra feladatok:
Tisztítószert, gépet és fogyóeszközt ki biztosít:
Belépési és kulcskezelési feltételek:
Ellenőrzés és hibajelzés módja:
Tervezett indulás:
Helyszíni felmérés lehetséges időpontjai:
Az ajánlat beadási határideje:

Hogyan hasonlítsd össze a beérkező ajánlatokat?

Ne csak a havi végösszeget tedd egymás mellé. Készíts összehasonlító táblát az alábbi szempontokkal.

1. Minden szolgáltató ugyanazt a feladatleírást kapta.
2. A havi díj mellett az eseti és időszakos munkák ára is látható.
3. Nincs olyan fontos feladat, amely csak az egyik ajánlatban szerepel.
4. A szolgáltatók feltételezései és kizárásai külön fel vannak tüntetve.
5. A helyettesítés, hibajavítás és minőségi ellenőrzés módja ismert.
6. A legolcsóbb ajánlatot csak azonos scope mellett nevezed olcsóbbnak.

Záró gondolat

A jó takarítási ajánlatkérés nem hosszú, hanem egyértelmű. Ha a hét adatcsoportot minden ajánlatadónak azonos formában adod át, kevesebb lesz a feltételezés, a rejtett különbség és a későbbi vita.

Kezdd a másolható sablonnal, majd összetett helyszínnél egészítsd ki közös helyszíni felméréssel. A szolgáltatók online kiválasztásához érdemes azt is megnézni, hogy milyen kérdésekre kell látszania egy B2B takarítócégnek az AI-ban.