Megbeszéléshez, képzéshez vagy workshophoz nem kell saját iroda: egy bérelt tárgyaló vagy terem akkor áll rendelkezésre, amikor szükséged van rá. Hét szempont segít, hogy ne a helyszínen derüljön ki, mi hiányzik.
Tárgyaló- vagy terembérlés előtt ne csak a létszámot és az óradíjat nézd. Döntsd el, mi a találkozó célja, ehhez milyen elrendezés és technika kell, mennyire könnyű odajutni, mekkora csendre van szükség, és mit tartalmaz pontosan a bérleti díj. Ha ezt a hét szempontot foglalás előtt tisztázod, kisebb az esélye, hogy a helyszínen derül ki, mi hiányzik.
Annak, aki üzleti megbeszéléshez, ügyféltárgyaláshoz, coachinghoz, képzéshez vagy workshophoz keres helyszínt, de nincs saját irodája, vagy az irodája nem alkalmas a feladatra. Egy bérelt tárgyaló vagy terem rugalmas megoldás: akkor fizetsz érte, amikor valóban használod. A jó választáshoz viszont a „hány főre szól” kérdésnél többet érdemes végiggondolni.
Egy ügyféltárgyalás, egy coachingbeszélgetés és egy húszfős workshop más környezetet kíván. Mielőtt helyszínt keresel, fogalmazd meg, mi fog történni a találkozón.
Ha néhány emberrel szeretnél zavartalanul beszélgetni, egy kisebb, zárható tárgyaló lehet kényelmes. Ha előadást tartasz vagy csoportos feladatokkal készülsz, nagyobb, átrendezhető térre lesz szükséged.
Tipp: Írd össze a program fő részeit. Így látod, hogy minden egyetlen asztal körül zajlik-e, vagy mozgásra és több kisebb munkacsoportra is hely kell.
A befogadóképesség jó kiindulópont, de önmagában nem mond el mindent. Ugyanaz a terem másképp működik, ha a résztvevők széksorokban hallgatnak előadást, és másképp, ha laptopokkal dolgoznak vagy csoportos feladatokat oldanak meg.
Gondolj arra is, lesznek-e előadók, nagyobb eszközök, bekészítés, vagy olyan résztvevők, akiknek több térre van szükségük.
Tipp: A várható létszám mellett mondd el a helyszínnek azt is, hogyan szeretnétek használni a termet. Így ők is meg tudják ítélni, hogy kényelmes lesz-e.
A bútorok elrendezése meghatározza, hogyan tudnak együtt dolgozni a résztvevők. A leggyakoribb helyzetek:
| Találkozó | Jól működő elrendezés | Mire figyelj |
|---|---|---|
| Ügyféltárgyalás, üzleti egyeztetés | Hosszú tárgyalóasztal | Zárható ajtó, képernyő a prezentációhoz |
| Coaching, állásinterjú | Kis tárgyaló vagy kanapés sarok | Csend, diszkréció, ne lásson be más |
| Képzés | U alak | Mindenki lássa a kivetítőt és az előadót |
| Workshop | Kisebb csoportasztalok | Átrendezhetőség, flipchart, falfelület |
| Előadás | Széksorok | Hangosítás, látótávolság |
Kötetlenebb beszélgetéshez egy kanapés sarok vagy közösségi tér is előnyös lehet. Ha a program több részből áll, kérdezd meg, átrendezhető-e a terem, és ebben segít-e a helyszín.
Tipp: Foglalás előtt küldd el a kívánt elrendezést, különösen akkor, ha a teremnek már a résztvevők érkezésekor készen kell állnia.
A megközelíthetőség az egész találkozóra hatással van. Ha a résztvevők a város különböző pontjairól érkeznek, olyan helyet keress, amely tömegközlekedéssel és autóval is jól elérhető.
Nézd meg, milyen járatok állnak meg a közelben, hol lehet parkolni, és mennyi sétával kell számolni. Vendégek fogadásakor az is segít, ha pontos útbaigazítást tudsz küldeni az épület bejáratáig.
Tipp: A meghívóba a cím mellé írd be az emeletet, a bejutás módját (kapukód, recepció) és a közeli parkolási lehetőségeket is.
Egy prezentáció vagy online becsatlakozás könnyen elakad, ha hiányzik a megfelelő csatlakozó, gyenge a hang, vagy nem azt az eszközt találod a teremben, amire számítottál.
Gondold végig, kell-e képernyő, projektor, internet, hangosítás, flipchart vagy whiteboard. Ha a résztvevők egy része online kapcsolódik be, a kameráról, a mikrofonról és a hálózatról külön egyeztess.
Tipp: Kérdezd meg előre, milyen csatlakozók vannak a teremben, és ha teheted, érkezz korábban egy rövid technikai próbára.
Nem minden találkozóhoz kell ugyanakkora csend. Egy csapatépítő workshopnál belefér az élénkebb légkör, egy állásinterjún, ügyféltárgyaláson vagy coachingülésen viszont fontos, hogy semmi ne zavarja meg a beszélgetést.
Ilyenkor kérdezd meg, mennyire elkülönített a helyiség, áthallatszik-e a szomszéd tér zaja, és alkalmas-e a környezet bizalmas témák megbeszélésére.
Tipp: Ha érzékeny információkról lesz szó, már az ajánlatkéréskor jelezd, hogy számodra kiemelten fontos a diszkréció.
Az óradíj jó kiindulópont, de nézd meg, pontosan mit tartalmaz. A technikai eszközök, a kávé és italbekészítés, a catering vagy a terem átrendezése helyszínenként más feltételekkel érhető el.
A bérlés idejét se csak a program hosszára számold. Kell idő az előkészítésre, a technika kipróbálására, a vendégek fogadására és a rendezvény utáni összepakolásra is. Egy háromórás workshopnál például könnyen négy óra foglalás lesz belőle.
Foglalás előtt ezeket kérdezd meg:
Hogy mit tartalmaz a bérleti díj, van-e minimális foglalási idő, hány órától számolnak napidíjat, milyen feltételekkel módosítható vagy mondható le a foglalás, és mikortól lehet bemenni előkészíteni. Kérdezz rá az elrendezésre és a technikára is.
A befogadóképesség csak kiindulópont. Ugyanaz a terem másképp működik széksoros előadásnál, mint laptopos munkánál vagy csoportfeladatnál, ezért a létszám mellett azt is mondd el a helyszínnek, hogyan használjátok a termet.
A program hossza mellé számold hozzá az előkészítést, a technikai próbát, a vendégek fogadását és az összepakolást. Egy háromórás workshopnál könnyen négy óra foglalás lesz belőle.
Külön egyeztesd a kamerát, a mikrofont, a hangosítást és az internetkapcsolatot, kérdezd meg, milyen csatlakozók vannak a teremben, és ha teheted, tarts rövid technikai próbát a kezdés előtt.
7 weboldalhiba, amely miatt a látogató nem kér ajánlatot
7 adat egy összehasonlítható B2B takarítási ajánlatkéréshez
B2B takarítócégek az AI-ban: milyen kérdésekre kell látszani?